データ提出加算 約10分
データ提出の月次運用フロー｜院内の役割分担と作業カレンダー
データ提出加算の算定開始後の月次運用を整理。レセプト締めから外来様式1 (FF1) ファイル作成・チェックプログラム・オンライン提出まで、担当者の役割分担と四半期本データの作業カレンダーです。
データ提出加算は、届出と試行データが終わっても毎月の作成業務が続きます。算定開始後に運用設計をしていないと、四半期提出の繁忙期に提出遅延が起きやすくなります（注意点記事参照）。
本記事では、院内の役割分担と月次・四半期の作業カレンダーを整理します。
全体の流れ（算定開始後）
| 頻度 | 作業 | 成果物 |
|---|---|---|
| 毎月 | 対象患者抽出・外来様式1 (FF1) ファイル作成・補完 | 月次の外来様式1 (FF1) ファイル（院内保管） |
| 四半期 | 2〜4か月分を統合・チェック・提出 | 提出用ファイル一式 |
| 随時 | 疑義確認への返信（指摘なしでも「いいえ」回答が必要） | オンライン回答／必要時は修正データ |
四半期提出の期限は届出スケジュール完全版を参照してください。
推奨する役割分担
算定開始後は、入力・レセプト・統合提出の3役割に分けると効率的です。小規模クリニックでは1名兼務も多いですが、「統合チェックする日」をカレンダーに固定すると提出漏れが減ります。
| 役割 | 主な作業 | 向いている人 |
|---|---|---|
| 入力担当 | 対象患者の確認、CMD0001・CNC0001等の補完、傷病・受診日の修正 | 看護師・事務（カルテに慣れている） |
| レセプト担当 | UKE (レセプトファイル) 取得、EF統合・Kファイル・様式3の作成 | レセプトコンピュータ操作担当 |
| 統合・提出担当 | 加算別データの1本化、チェックプログラム、オンライン提出 | 事務長・データ提出責任者 |
小規模クリニックでは1名が全役割を兼務することも多いです。その場合でも、「統合チェックする日」をカレンダーに固定すると提出漏れが減ります。
毎月の作業フロー（例：充実管理加算）
ステップ1：レセプト締め後（毎月10日頃まで）
- 対象月のレセプトを確定
- UKE (レセプトファイル) を出力（またはWebORCA連携でスキャン）
- 生活習慣病管理料（Ⅰ）（Ⅱ）算定患者を抽出
ステップ2：外来様式1 (FF1) ファイル作成（毎月15日頃まで）
- 対象患者リストを外来様式1 (FF1) ファイル作成ツールに取込
- レセプトから自動取得できる項目を確認（傷病・受診日など）
- 手入力が必要な項目を補完
- 認知症の有無（CMD0001）
- 要介護度（CNC0001）・介護保険情報（LNC0001）
- 主病（LSKT001）
- 特定健診（LSME001）※40〜75歳
- 郵便番号（UKE (レセプトファイル) のみの場合は別途取得）
- 外来様式1 (FF1) ファイルを出力し、院内保管
ステップ3：月次セルフチェック
様式1チェックリストで患者ごとの確認を行います。四半期提出前に月次で済ませておくと、繁忙期の負担が大幅に減ります。
四半期本データ提出のフロー
本データは四半期ごとに2〜4か月分をまとめて提出します。第1四半期（4・5月）は2025年度仕様、第2四半期（6〜9月）は2026年度仕様です。提出期限は正午（12:00）なので、前日提出を習慣にすると遅延リスクを下げられます。
| 四半期 | 対象月 | 令和8年度の提出期限（例） |
|---|---|---|
| 第1 | 4月・5月（2025年度仕様） | 2026/7/30 12:00 |
| 第2 | 6〜9月（2026年度仕様） | 2026/10/29 12:00 |
| 第3 | 10〜12月 | 2027/1/28 12:00 |
| 第4 | 1〜3月 | 2027/4/30 12:00 |
月次で外来様式1 (FF1) ファイルを作成しておくと、四半期提出時は「統合・チェック・提出」に集中できます。第2四半期（6〜9月）は4か月分まとめて作るため、通常月より工数がかかります。
提出前の作業（四半期提出の2週間前から）
- 対象月数分の外来様式1 (FF1) ファイルを確認・修正
- レセコンからEF統合ファイル・Kファイルを出力
- 支援ツールで様式3を作成
- 4ファイルを統合し、診療月に合ったチェックプログラムで検証
- エラーゼロを確認
- オンラインデータ転送システムで提出
エラー対応は疑義確認・エラー対応を参照してください。
複数加算を算定する場合
充実管理＋在宅、充実管理＋リハビリなど、2つ以上の加算を算定している施設では：
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| 1 | 加算ごとにモード別で対象患者を抽出・入力 |
| 2 | 患者ID単位で和集合にする（重複は1行に） |
| 3 | 統合した外来様式1 (FF1) ファイルを1本出力 |
| 4 | 月1本・各様式1ファイル1本で提出 |
「加算ごとに2本提出」「同一患者を2行にする」はよくあるミスです。
院内カレンダーの作り方
月次で外来様式1 (FF1) ファイルを作成し、四半期提出前に統合・チェックする日を固定する例です。自院のレセプト締め日に合わせて日付を調整し、院内カレンダーに転記してください。
| 日付 | 作業 |
|---|---|
| 毎月10日 | レセプト締め・UKE (レセプトファイル) 出力 |
| 毎月20日 | 外来様式1 (FF1) ファイル作成・補完完了 |
| 四半期提出2週間前 | 統合・チェックプログラム開始 |
| 四半期提出1週間前 | エラー修正完了・提出準備 |
| 提出期限の前日 | オンライン提出（余裕を持つ） |
提出期限は正午（12:00）です。前日提出を習慣にすると、累積遅延のリスクを下げられます。
ツール選びと運用の関係
月次運用のつまずき（対象患者の漏れ・郵便番号・傷病コード・複数加算の統合）は、ツールでかなり減らせます。下表は「運用課題」と「ツールで解決できること」の対応表です。手作業で残す項目を事前に決めておきましょう。
| 運用課題 | ツールで解決できること |
|---|---|
| 対象患者の名簿化 | UKE (レセプトファイル)／WebORCA連携で自動抽出 |
| 郵便番号の手入力 | WebORCA連携で自動取得 |
| 傷病名コードのエラー | 傷病名マスタで自動補完 |
| 複数加算の統合 | 外来様式1 (FF1) ファイルの統合出力 |
| 必須項目の見落とし | データ品質サマリー・チェックリスト |
ツールを導入しても、要介護度・認知症・特定健診などカルテ外情報の収集フローは院内で決める必要があります。ツールは「入力とチェックの効率化」、情報収集は「診療フローの設計」と分けて考えると運用が安定します。
ツール選定の考え方はシステムの選び方をご覧ください。
メディトク外来ワークス「データ提出」について
ブラウザ型で院内の複数端末から分担作業が可能です。レセプト締め後のUKE (レセプトファイル) 取込から外来様式1 (FF1) ファイル出力まで一気通貫で、月次運用のボトルネックを短縮します。
弊社は導入頂いたらそれで終わりではありません。
日常の運用における困りごとや診療報酬改定に伴うアップデートまで迅速に無料で対応します。ぜひご検討ください。
